Contoh Surat Official Style: Mengenal Pentingnya, Ciri-ciri, Jenis, Tata Cara Penulisan, Etika, dan Tips Menulis Surat Resmi

Contoh surat official style adalah topik yang menarik dan relevan dalam komunikasi bisnis. Dalam artikel ini, kita akan membahas mengapa surat resmi penting, ciri-ciri yang membedakan surat resmi dengan surat tidak resmi, jenis-jenis surat resmi yang umum digunakan, tata cara penulisan surat resmi yang efektif, etika dalam surat resmi, serta tips dan trik untuk menulis surat resmi yang jelas dan persuasif.

Pentingnya Surat Resmi

Surat resmi memiliki peran penting dalam komunikasi bisnis. Dalam dunia bisnis, seringkali terdapat kebutuhan untuk berkomunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau keputusan secara resmi. Berikut adalah beberapa alasan mengapa surat resmi penting dalam komunikasi bisnis:

• Memperjelas dan mendokumentasikan informasi: Surat resmi membantu dalam menyampaikan informasi dengan jelas dan rinci. Dalam surat resmi, setiap detail penting dapat diungkapkan dengan jelas dan tidak ada kebingungan yang mungkin terjadi dalam komunikasi lisan.
• Membangun bukti tertulis: Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi di masa mendatang. Surat resmi dapat menjadi alat yang kuat dalam menyelesaikan perselisihan atau sengketa.
• Menghindari kesalahpahaman: Komunikasi lisan seringkali rentan terhadap kesalahpahaman. Dalam surat resmi, setiap kata dan frasa dapat dipilih dengan hati-hati untuk memastikan pesan yang tepat disampaikan tanpa ruang untuk penafsiran yang salah.

Keuntungan Surat Resmi Dibandingkan dengan Komunikasi Lisan atau Elektronik

Meskipun komunikasi lisan dan elektronik memiliki manfaatnya sendiri, penggunaan surat resmi memiliki beberapa keuntungan dibandingkan dengan dua metode komunikasi tersebut:

• Pengarsipan dan referensi: Surat resmi dapat dengan mudah diarsipkan dan diakses kembali di masa mendatang. Ini memungkinkan pihak yang terlibat dalam komunikasi untuk merujuk kembali ke pesan yang telah disampaikan dan mengingat detail penting.
• Keamanan dan privasi: Surat resmi dapat memberikan tingkat keamanan dan privasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan komunikasi lisan atau elektronik. Surat resmi dapat dikirim dengan menggunakan tanda tangan dan cap perusahaan untuk menjamin keaslian dan integritas pesan.
• Pentingnya formalitas: Dalam beberapa situasi, formalitas penting dalam komunikasi bisnis. Surat resmi memberikan kesan yang lebih serius dan formal dibandingkan dengan komunikasi lisan atau elektronik, yang dapat memberikan kepercayaan dan menghormati norma-norma bisnis yang ada.

Ciri-ciri Surat Resmi

Surat resmi memiliki beberapa ciri-ciri yang membedakannya dengan surat tidak resmi. Ciri-ciri tersebut mencakup aspek fisik surat, seperti kertas, kop surat, dan tanda tangan, serta aspek konten surat, seperti penggunaan bahasa formal dan struktur yang teratur.

Ciri-ciri Fisik Surat Resmi

Surat resmi umumnya ditulis atau dicetak pada kertas berukuran A4 atau folio, dengan warna putih atau krem. Kertas yang digunakan biasanya berkualitas baik dan memiliki tanda air atau logo perusahaan atau instansi yang mengirim surat. Selain itu, surat resmi juga sering menggunakan kop surat yang mencantumkan nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan logo.

Tanda tangan pada surat resmi juga memiliki ciri khas. Biasanya, tanda tangan tersebut ditulis dengan tangan atau dicetak menggunakan tinta biru atau hitam. Tanda tangan tersebut juga sering disertai dengan nama dan jabatan dari pihak yang mengirim surat.

Ciri-ciri Konten Surat Resmi

Penggunaan bahasa formal adalah salah satu ciri utama surat resmi. Bahasa yang digunakan harus baku, sopan, dan tidak mengandung kata-kata atau ungkapan yang tidak pantas. Surat resmi juga harus memiliki struktur yang teratur, dengan bagian-bagian yang jelas seperti penanggalan, alamat pengirim dan penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.

Berikut adalah perbedaan antara ciri-ciri surat resmi dengan surat tidak resmi:

Jenis-jenis Surat Resmi

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan dalam berbagai kegiatan komunikasi formal, baik di lingkungan pemerintahan, bisnis, maupun institusi lainnya. Terdapat beberapa jenis surat resmi yang umum digunakan, antara lain:

Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan untuk mengajukan permintaan atau permohonan tertentu kepada pihak yang berwenang. Surat ini umumnya digunakan dalam berbagai keperluan seperti permohonan izin, permohonan bantuan, atau permohonan kerjasama. Struktur surat permohonan umumnya terdiri dari:

1. Alamat pengirim
2. Tanggal penulisan
3. Alamat tujuan
4. Salutasi (pembukaan surat)
5. Isi surat (penjelasan permohonan)
6. Pernyataan penutup (harapan atau permohonan penyelesaian)
7. Tanda tangan dan nama pengirim

Berikut adalah contoh surat permohonan:

Kepada Yth. Bapak/Ibu

Dalam rangka menghadiri acara seminar yang akan diselenggarakan pada tanggal 20 Juli 2021, kami mohon izin untuk mengikuti acara tersebut.

Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Andrea Khirata

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak yang berkepentingan. Surat ini sering digunakan dalam mengumumkan acara, perubahan kebijakan, atau hal-hal yang perlu diketahui oleh penerima surat. Struktur surat pemberitahuan umumnya terdiri dari:

1. Alamat pengirim
2. Tanggal penulisan
3. Alamat tujuan
4. Salutasi (pembukaan surat)
5. Isi surat (pemberitahuan)
6. Pernyataan penutup
7. Tanda tangan dan nama pengirim

Berikut adalah contoh surat pemberitahuan:

Kepada Seluruh Pegawai

Diberitahukan bahwa akan ada perubahan jadwal rapat bulanan yang semula akan dilaksanakan pada tanggal 25 Juli 2021 pukul 10.00 WIB, menjadi tanggal 28 Juli 2021 pukul 14.00 WIB.

Harap maklum atas perubahan ini.

Hormat kami,

Andrea Khirata

Surat Undangan

Surat undangan digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk hadir dalam suatu acara atau pertemuan. Surat ini berisi informasi tentang tanggal, waktu, tempat, serta tujuan acara yang diundang. Struktur surat undangan umumnya terdiri dari:

1. Alamat pengirim
2. Tanggal penulisan
3. Alamat tujuan
4. Salutasi (pembukaan surat)
5. Isi surat (undangan)
6. Informasi detail acara
7. Pernyataan penutup
8. Tanda tangan dan nama pengirim

Berikut adalah contoh surat undangan:

Kepada Yth. Bapak/Ibu

Dalam rangka peringatan ulang tahun perusahaan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam acara tersebut yang akan diselenggarakan pada:

• Tanggal: 10 Agustus 2021
• Waktu: 19.00 WIB
• Tempat: Ballroom Hotel XYZ

Kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam acara ini.

Hormat kami,

Andrea Khirata

Tata Cara Penulisan Surat Resmi

Surat resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam dunia bisnis, pemerintahan, dan lembaga lainnya. Dalam penulisan surat resmi, terdapat beberapa langkah yang perlu diikuti agar surat tersebut terlihat profesional dan efektif. Berikut adalah langkah-langkah dalam menulis surat resmi:

Penentuan Tujuan Surat

Langkah pertama dalam menulis surat resmi adalah menentukan tujuan surat tersebut. Apakah surat tersebut digunakan untuk memberikan informasi, meminta klarifikasi, mengajukan permohonan, atau tujuan lainnya. Dengan menentukan tujuan surat, penulis dapat memilih gaya dan bahasa yang sesuai dengan maksud surat tersebut.

Pengumpulan Informasi

Setelah tujuan surat ditentukan, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk penulisan surat. Informasi yang perlu dikumpulkan antara lain nama penerima surat, alamat, nomor telepon, dan informasi lain yang relevan. Selain itu, juga perlu dikumpulkan informasi mengenai isi surat agar surat dapat disusun dengan jelas dan terstruktur.

Penyusunan Surat

Setelah informasi terkumpul, langkah berikutnya adalah menyusun surat dengan menggunakan format yang sesuai. Surat resmi umumnya memiliki struktur yang terdiri dari bagian pembuka, isi surat, dan penutup. Bagian pembuka berisi identitas pengirim dan penerima surat, sedangkan isi surat berisi pokok permasalahan atau informasi yang ingin disampaikan.

Bagian penutup biasanya berisi salam penutup dan tanda tangan.

Pemilihan Bahasa Formal

Surat resmi menggunakan bahasa formal agar terlihat profesional dan dapat dipahami dengan jelas oleh penerima surat. Pemilihan bahasa formal meliputi penggunaan kata-kata baku, penghindaran penggunaan kata-kata slang atau kasual, dan penggunaan kalimat yang terstruktur dengan baik. Selain itu, juga perlu memperhatikan tata bahasa yang benar dan menghindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau tidak jelas.

Penyelesaian Surat

Setelah surat selesai disusun, langkah terakhir adalah melakukan pengecekan ulang terhadap surat tersebut. Pengecekan ulang dilakukan untuk memastikan bahwa surat sudah sesuai dengan tujuan, format, dan bahasa yang diinginkan. Selain itu, juga perlu memeriksa penulisan kata dan tanda baca agar surat terlihat profesional dan tidak mengandung kesalahan.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, penulisan surat resmi dapat dilakukan dengan lebih efektif dan profesional. Selain itu, juga perlu diingat bahwa setiap surat resmi harus disesuaikan dengan konteks dan kebutuhan yang spesifik.

Etika dalam Surat Resmi

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau formal. Dalam penulisan dan pengiriman surat resmi, terdapat beberapa etika yang harus diperhatikan.

Pentingnya menghormati penerima surat dan menjaga sopan santun dalam bahasa yang digunakan merupakan salah satu etika yang harus dijunjung tinggi dalam penulisan surat resmi. Bahasa yang digunakan harus formal dan sopan, menghindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak pantas.

Etika dalam penggunaan salam pembuka dan penutup juga perlu diperhatikan. Salam pembuka biasanya menggunakan kalimat seperti “Yang Terhormat” atau “Kepada Yth.”, sedangkan salam penutup biasanya menggunakan kalimat seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih”.

Identifikasi etika yang harus diperhatikan dalam penulisan dan pengiriman surat resmi

Etika dalam penulisan dan pengiriman surat resmi meliputi:

• Menggunakan bahasa formal dan sopan
• Menghindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak pantas
• Menjaga kesantunan dan penghormatan terhadap penerima surat
• Menghindari penggunaan bahasa yang dapat menyinggung atau merendahkan
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang sesuai

Jelaskan pentingnya menghormati penerima surat dan menjaga sopan santun dalam bahasa yang digunakan

Menghormati penerima surat dan menjaga sopan santun dalam bahasa yang digunakan sangat penting dalam penulisan surat resmi. Hal ini menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme terhadap penerima surat. Dengan menggunakan bahasa yang sopan, surat resmi akan terlihat lebih formal dan dapat menciptakan hubungan yang baik antara pengirim dan penerima surat.

Diskusikan juga etika dalam penggunaan salam pembuka dan penutup

Penggunaan salam pembuka dan penutup yang sesuai merupakan salah satu etika dalam penulisan surat resmi. Salam pembuka biasanya digunakan untuk menyapa penerima surat dengan kalimat yang sopan dan sesuai dengan hubungan antara pengirim dan penerima surat. Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan kalimat yang sopan dan sesuai dengan tujuan penulisan surat.

Tips dan Trik dalam Menulis Surat Resmi yang Efektif: Contoh Surat Official Style

Menulis surat resmi yang efektif sangat penting untuk mengkomunikasikan pesan secara jelas, ringkas, dan persuasif. Dalam surat resmi, penggunaan gaya bahasa yang tepat dan penghindaran kata-kata yang ambigu atau emosional sangat diperlukan untuk mencapai tujuan komunikasi yang diinginkan. Berikut ini adalah beberapa tips dan trik dalam menulis surat resmi yang efektif.

Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas

Dalam menulis surat resmi, gunakanlah bahasa yang jelas dan ringkas. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau sulit dipahami. Pastikan setiap kalimat memiliki makna yang jelas dan mudah dipahami oleh pembaca.

Hindari Penggunaan Kata-kata Emosional

Ketika menulis surat resmi, hindari penggunaan kata-kata yang emosional. Hindari penggunaan kata-kata yang mengandung sentimen pribadi atau emosi yang berlebihan. Lebih baik menggunakan kata-kata yang netral dan objektif untuk menjaga profesionalitas dalam surat resmi.

Contoh Kalimat yang Baik:, Contoh surat official style

• “Dengan hormat, kami ingin mengajukan permohonan izin cuti pada tanggal 10 Agustus 2021.”
• “Mohon konfirmasi kehadiran Anda dalam acara rapat yang akan diselenggarakan pada tanggal 15 September 2021.”

Contoh Kalimat yang Buruk:

• “Tolong balas email saya sekarang juga!”
• “Saya sangat marah dengan pelayanan Anda yang buruk.”

Pemungkas

Dalam menghadapi dunia bisnis yang semakin modern, pemahaman tentang contoh surat official style sangatlah penting. Dengan menerapkan ciri-ciri, jenis, tata cara penulisan yang benar, serta memperhatikan etika dan tips menulis yang efektif, Anda dapat menghasilkan surat resmi yang profesional dan memukau.

Mari tingkatkan kemampuan menulis surat resmi Anda dan berikan kesan yang baik dalam komunikasi bisnis.

Pertanyaan yang Sering Muncul

Apa pentingnya surat resmi dalam komunikasi bisnis?

Surat resmi penting dalam komunikasi bisnis karena memberikan kesan profesional, tertulis secara jelas dan rapi, serta dapat menjadi bukti tertulis yang sah.

Apa perbedaan antara surat resmi dengan komunikasi lisan atau elektronik?

Surat resmi memiliki keuntungan dalam kejelasan dan keberlanjutan pesan, serta memberikan kesan formal dan profesional. Sedangkan komunikasi lisan atau elektronik lebih cepat dan mudah dilakukan.

Apa saja ciri-ciri fisik surat resmi?

Ciri-ciri fisik surat resmi meliputi penggunaan kertas khusus, kop surat yang mencantumkan identitas perusahaan, dan tanda tangan yang sah.

Apa yang membedakan surat resmi dengan surat tidak resmi?

Surat resmi memiliki ciri-ciri seperti penggunaan bahasa formal, struktur yang teratur, serta tanda tangan dan kop surat yang mencantumkan identitas perusahaan.

Apa saja jenis-jenis surat resmi yang umum digunakan?

Jenis-jenis surat resmi yang umum digunakan antara lain surat permohonan, surat pemberitahuan, dan surat undangan.

Apa tata cara penulisan surat resmi yang efektif?

Tata cara penulisan surat resmi yang efektif meliputi penentuan tujuan, pengumpulan informasi yang lengkap, serta penggunaan bahasa formal dan struktur yang teratur.

Apa yang harus diperhatikan dalam etika surat resmi?

Dalam penulisan dan pengiriman surat resmi, penting untuk menghormati penerima surat, menjaga sopan santun dalam bahasa yang digunakan, serta memperhatikan etika dalam penggunaan salam pembuka dan penutup.

Apa tips dan trik dalam menulis surat resmi yang efektif?

Beberapa tips dalam menulis surat resmi yang efektif antara lain menggunakan gaya bahasa yang tepat, menghindari kata-kata ambigu atau emosional, serta memberikan contoh kalimat yang baik dan buruk dalam surat resmi.